Datenschutz

Verantwortliche Stelle

Heimat- und Kulturverein Rosenhagen e. V.
Rosenhäger Str. 22 a, 32469 Petershagen
E-Mail: info@dorf-rosenhagen.de

Hosting und Auftragsverarbeitung

Diese Website läuft auf einem gemieteten Server der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Wien, Österreich – eure Daten verlassen also die Europäische Union nicht.

Die netcup GmbH stellt uns lediglich die technische Infrastruktur zur Verfügung. Sie verarbeitet die auf dem Server liegenden Daten ausschließlich nach unserer Weisung und nur insoweit, wie es für den Betrieb erforderlich ist. Wir haben mit netcup dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage für das Hosting selbst ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicher und zuverlässig erreichbaren Website).

Weitere Dienstleister setzen wir nur an zwei Stellen ein: für den Kalender und für den E-Mail-Versand (siehe unten). Eine darüber hinausgehende Weitergabe eurer Daten findet nicht statt.

Aufruf der Website (Server-Logs)

Beim Aufruf einer Seite übermittelt euer Browser technisch notwendige Daten an unseren Server. Dazu gehören die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, der übertragene Datenumfang, der verwendete Browser sowie die IP-Adresse. Diese Daten sind für den Betrieb der Seite erforderlich und dienen der Sicherheit und Fehlersuche.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb). Die Protokolldaten werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Cookies und Reichweitenmessung

Für Besucherinnen und Besucher setzen wir keine Cookies und verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. Deshalb gibt es auf dieser Seite auch kein Cookie-Banner.

Eine Ausnahme gibt es im internen Bereich: Melden sich die Personen an, die die Vermietung betreuen, wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt. Es enthält nur eine zufällige Kennung, ist nach spätestens 14 Tagen ungültig und wird beim Abmelden gelöscht. Das Cookie ist für die ausdrücklich gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich. Seine Speicherung bedarf daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner Einwilligung. Für normale Besuche der Website wird es nicht gesetzt.

Mietanfrage und Kontaktformular

Wenn ihr das Anfrage- oder Kontaktformular absendet, verarbeiten wir die von euch angegebenen Daten – je nach Formular Name, Wohnort, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschter Zeitraum sowie eure Nachricht. Wir nutzen diese Angaben ausschließlich, um eure Anfrage zu bearbeiten und mit euch Kontakt aufzunehmen.

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um eure Anfrage zu bearbeiten. Ohne diese Angaben können wir die Anfrage nicht oder nicht vollständig bearbeiten. Weitere Angaben sind freiwillig.

Die Daten werden per E-Mail an die für die Bearbeitung der Anfrage zuständigen Personen weitergeleitet. Ihr selbst erhaltet eine Kopie eurer Anfrage an die angegebene E-Mail-Adresse. Soweit weitere Vereine oder andere Stellen Empfänger der Daten sind, werden sie im jeweiligen Verarbeitungsvorgang benannt. Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

Richtet ihr eure Nachricht über das Kontaktformular gezielt an einen bestimmten Verein – erkennbar an der Auswahl „Nachricht an“ oben im Formular –, geht sie an die dort hinterlegte Adresse des jeweiligen Vereins. Die Nachricht wird dabei nicht zwischengespeichert, sondern unmittelbar weitergeleitet.

Bei Mietanfragen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Mietvertrags erforderlich ist. Für sonstige Kontaktanfragen richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem Inhalt der Anfrage. Stützt sich eine Verarbeitung auf eure Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, könnt ihr diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Speicherung der Mietanfragen und Löschfristen

Mietanfragen werden zusätzlich in einer Datenbank auf dem oben genannten Server in Wien gespeichert. Nur so können mehrere Personen die Vermietung gemeinsam betreuen, ohne dass alle Zugriff auf dasselbe E-Mail-Postfach brauchen. Zugriff auf die Datenbank haben ausschließlich die vom Verein benannten Personen, jeweils mit eigenem persönlichem Zugang.

Gelöscht wird automatisch, ohne dass jemand daran denken muss: alle Anfragen – unabhängig vom Status – nach spätestens 18 Monaten seit dem angefragten Termin.

Ein täglich laufender Aufräumvorgang entfernt die Datensätze danach vollständig. Der unterschriebene Mietvertrag auf Papier bleibt davon unberührt; für ihn gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Die Benachrichtigungs-E-Mails in den Postfächern der zuständigen Personen werden von dieser Automatik nicht erfasst. Für sie gelten dieselben Löschfristen wie für die zugehörigen Mietanfragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen eine längere Speicherung erfordern.

Belegungs- und Veranstaltungskalender

Die Termine im Belegungs- und Veranstaltungskalender pflegen wir in einem Google Kalender. Die Kalenderdaten werden von unserem eigenen Server abgerufen und von dort an euren Browser ausgeliefert. Beim Ansehen des Kalenders wird also keine Verbindung von eurem Gerät zu Google aufgebaut und es werden keine Daten von euch an Google übermittelt.

Umgekehrt trägt unser Server bei einer Anfrage und bei einer bestätigten Vermietung einen Termin in diesen Google Kalender ein. Dabei werden der Zeitraum und der für die gemeinsame Belegungsplanung erforderliche Inhalt übermittelt, in der Regel Name und Anlass. Personenbezogene Angaben werden nur aufgenommen, soweit sie dafür erforderlich sind; Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn ihr das nicht möchtet, meldet euch gern – wir können den Termin auch ohne euren Namen eintragen.

Ändert sich diese technische Einbindung – etwa weil der Kalender künftig direkt über die Google-Schnittstelle im Browser geladen würde und damit zusätzlich Daten von den Geräten der Besucher an Google übermittelt würden –, werden diese Datenschutzhinweise vor der Umstellung entsprechend aktualisiert.

E-Mail-Versand

Die Benachrichtigungen und Bestätigungen, die aus den Formularen entstehen, verschickt unser Server über den E-Mail-Dienst der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe. Dabei werden der Inhalt der E-Mail und die beteiligten Adressen verarbeitet. Auch hierfür besteht, wie beim Hosting, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die dabei genutzten Server stehen ebenfalls in einem Rechenzentrum in Wien, Österreich, innerhalb der Europäischen Union.

Externe Links

Diese Website verlinkt an einzelnen Stellen auf externe Angebote, etwa auf eine Kartenanwendung zur Anfahrt. Solche Seiten werden erst nach einem Klick geladen; danach gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

Instagram und Facebook

Das Dorf, der Mehrgenerationenplatz und einzelne Vereine sind bei Instagram beziehungsweise Facebook vertreten. Wir verlinken diese Auftritte in der Fußzeile und auf den Vereinsseiten – es handelt sich dabei um einfache Links, nicht um eingebettete Inhalte. Die Symbole neben den Links liegen auf unserem eigenen Server.

Solange ihr diese Links nicht anklickt, wird durch die hier beschriebene Einbindung keine direkte Verbindung eures Browsers zu Instagram oder Facebook hergestellt; die Symbole werden von unserem eigenen Server geladen. Erst mit dem Klick verlasst ihr unsere Seite; ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.

Eure Rechte

Ihr habt nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die zu eurer Person gespeicherten Daten nach Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Beruht eine Verarbeitung auf einer Einwilligung, könnt ihr diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wendet euch zur Ausübung eurer Rechte an die oben genannte Adresse. Ihr habt außerdem das Recht, euch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verein ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, zuständig.